Drejebog for fastelavnsfest

Nedenstående er noter baseret på arrangering af tidligere fastelavnsfester, bl.a. på Lejrevej 2013.

I må selv vurdere om det passer til det arrangement som I ønsker at afholde, men noterne er skrevet med det fromme håb at det kan være en hjælp ved planlægning og afholdelse.

Denne beskrivelse og skabelon for invitation kan fås af bestyrelsen eller under www.kildeholm.dk/fastelavn/.

Tidslinje

6 uger før: Festudvalg nedsættes

4 uger før: Invitation omdeles; skabelon fra www.kildeholm.dk/fastelavn/ eller fra bestyrelse

2 uger før: Tønder bestilles, f.eks. på nettet (billigst og bedst, evt. http://www.grafical.dk/ www.festtema.dk, www.cchobby.dk )

1 uge før: Sidste frist for tilmelding

1 uge før: Hente kasse med fastelavnsting hos bestyrelsen, sandsynligvis formanden

6 dage før (og ikke senere pga. stor ordre): Fastelavnsboller bestilling evt. Føtex

6-3 dage før: Indkøb af diverse; se nedenfor

Indkøb

Nedenfor er indkøbsliste for ca. 200 tilmeldte deltagere (ca. 125 voksne og ca. 75 børn);
listen skal justeres i forhold til antal tilmeldte:

Indgangskrus til varme drikke: 160 stk.

Servietter: 400 stk.

Engangsteskeer: 50 stk.

Kaffe: 8 poser (til omdeling blandt dem på vejen som kommer med kaffe)

Te: 3 pakker / 1 pakke (til færdiglavet te på 4 termokander)

Mælk: 4 * ½ liter / 1liter

Sukker: 2 små pakker hugget sukker

Æblejuice små: 35 stk.

Appelsinjuice små: 25 stk.

Kakaomælk små: 75 stk.

Pynt til tønder: 5 * 3 papkatte og 4 ruller serpentiner

Slik til tønder: 5 kasser Haribo miniposer og 8 poser karameller/ 5 poser à 500g

Tønder: 5 stk, evt. bestilling på nettet (billigst og bedst, evt. http://www.grafical.dk/, www.festtema.dk netbutik og fysisk butik I Ballerup)

Lille træ: 1 stk. (børn 0 – 5 år)

Alm træ: 3 stk. (børn 6 – 11 år, børn 12 – 17 år, damer)

Kraftig træ: 1 stk. (herrer)

Kattekonge og kattedronning kroner: 5 stk. af hver

Gaver til bedst udklædning for børn: 3 stk. á ca. 100 kr. til børnene

Evt. batterier til megafon. (8 x A størrelse)

Slikposer, f.eks. Rema 1000 ”Klovnemix” 150g ca. 12 kr

Ovenstående indkøb var rigeligt til 200 tilmeldte deltagere.

HUSK: Kvittering for alle udgifter

Fastelavnskasse fra grundejerforeningen indeholder

Køller runde kraftige: 3 stk.

Køller runde tynde: 2 stk.

Megafon; check batterier om de stadig virker

Holdere til små kaffekrus

Reb i stumper, muligvis *ikke* nok til at hænge tønder op

Bidtang

… og andre nyttige rester fra tidligere (2014: 100 servietter, ca. 50 teskeer, ca. 100 hvide krus, 50 snapseglas, mange serpentiner).

Festudvalget koordinerer inden dagen

Indkøb: Hvem?

Kaffe: Hvem tager med på termokander?

Tevand: Hvem tager med på termokander?

Stativ eller system for tøndeslagning: Hvem ordner og prøver dette?

Foto: Er der en som skal tage nogle billeder på dagen ?

Affald: Hvem bortskaffer efter festen?

Inden festen på selve dagen

Afhentning af fastelavnsboller om morgenen

Opstilling af stativ eller reb til at holde tønderne ved tøndeslagning, hvis det ikke er gjort før

Pyntning af tønderne og slik i tønderne

Borde opstilles for servering af kaffe og kage

Skraldestativ opstilles for affald

Aftale roller ved selve arrangementet

Byde velkommen og fortælle om arrangementet: 1 person

Holde orden på børnene i køen, så de ikke kommer tæt på: 1 person

Holde tønde så den ikke svinger for meget: 1 person

Servering ved kaffe og kagebord: 3 – 4 personer

Udvalg for kåring af bedste udklædning: 3 personer

Festen på selve dagen

Velkomst

Velkomst huskeliste for at fortælle om arrangementet ved start på dagen:

Godmorgen og velkommen

Tøndeslagning i aldersgrupperne:

Børn 0 – 5 år

Børn 6 – 11 år

Børn 12 – 17 år

Damer

Herrer

Efter hver af børnegrupperne er der kåring af den bedste udklædning og uddeling af konge og dronningekroner.

Undervejs er der kaffe, te, kakao, juice og fastelavnsboller i baren

Efter børnenes tøndeslagning er der slikposer til børnene

God fornøjelse

Efter festen

Oprydning

Regnskab til kassereren i bestyrelsen; husk kvittering for alle udgifter

Fastelavnskassen tilbage til bestyrelsen i grundejerforeningen, sandsynligvis formanden

Opdatering af drejebog med årets erfaringer, og giv listen til bestyrelsen (sandsynligvis formanden) for at få den opdateret på hjemmesiden.

Gode råd og erfaringer

Tilmeldinger tidligere år:

2012:

0 – 5 år:	25

6 – 12 år:	28

13 – 17 år:	9

Voksne:	81

I alt:	143

2013:

0 – 5 år:	26

6 – 11 år:	38

12 – 17 år:	12

Voksne:	121

I alt:	197

2014:

0 – 5 år:	27

6 – 11 år:	40

12 – 17 år:	8

Voksne:	114

I alt:	189

2015:

0 - 5 år:	39

6 – 11 år	37

12 -17 år	13

Voksne	130

I alt	219	fra 41 parceller

I 2013 blev tøndeslagning for gruppen af børn/unge 12 – 17 år aflyst, da der kun var 2 børn/unge da det kom til tøndeslagningen. De kunne så deltage i de voksnes rækker i stedet.

Alm. trætønder bliver slået meget hurtigt i stykker af herrerne, så hvis man kan finde en tønde som er kraftig kvalitet kan den nok holde længere. Prøv evt. nettet.
Invitation på farvet papir gør den mere synlig i postkassen

Fastelavnsboller kan bestilles til meget rimelig pris i Føtex, og de er en god kvalitet. I 2013 fik vi dem til 7,20 kr/stk. efter 10 % rabat fra normalprisen. De skal bestilles mindst 5 dage før, og helst 6 dage før, da det typisk er en stor bestilling.
I 2014 kostede bollerne 5 kr./stk. I 2015 5 kr./stk. hos Kvickly.

Slikposer som er gode og billige kan fås i Rema 1000, og hedder ”Klovnemix”. I 2013 fik vi poserne med 150 g/stk. for ca. 10,75 kr/stk. (2014 - 11,75 kr/stk.)

Kakaomælk og juice kan fås i for eksempel ALDI til rimelig priser.

Kaffe på dagen blev i 2013 klaret ved at ca. 8 husstande tog ca. 2 kander kaffe med hver, hvilket var rigeligt.

Budgettet er på typisk 6000 kr. for hele arrangementet, men hør bestyrelsen for det år I holde det. I 2013 blev det arrangeret for ca. 5.600 kr., svarende til 28 kr. pr. tilmeldt deltager. (2014 - 4967,33 kr.) (2015 – 5855,80 kr.)

Fra fastelavn 2012 på Trelleborgvej:

Talte med Stenløse Brandvæsen, og de ville gerne have trådt til med brandbil hvis jeg havde ringet i bedre tid, 2 mdr. inden.

Danske Bank vil gerne sponsere ting fra banken til børnene næste gang hvis de ved det i god tid, hvilket også gælder Nordea.

Denne gang fik vi keyhanger fra Danske Bank og gymnastikposer samt viskelæder fra Nordea(aftalte at sende billeder de kunne bruge senere som reklame)

Fra fastelavn 2014 på Lindholmvej:

Vi købte 3 flaske gl. dansk, som blev solgt til 5 kr/glas. Dette var ikke den store succes, og der blev ikke engang solgt en hel flaske, så det løb kun lige knap rundt.

Fastelavnstønde stativet er af en rigtig god kvalitet. Det er overgivet til Fyrkatvej.
Det anbefales at kontakte vejen der skal afholde arrangementet det følgende år, så de kan forberede inden hos hvem og hvor stativet skal opbevares.

Vi ændrede kategorier på dagen til 0-5, 6-9, 10-15, damer, herrer - det hjalp lidt på fordelingen, så der ikke er helt så mange i 6-9 års kategorien.

http://www.grafical.dk/ leverede rigeligt stærke tønder - børn i 6-9 års kategorien var meget lang tid om at slå tønden ned (30 min+) så måske man skulle overveje en svagere tønde til dem.

Udover præmier til bedste udklædning havde vi også købt gavekort til legekæden/føtex til alle konger og dronninger (også de voksne).

Fra fastelavn 2015 på Fyrkatvej:

På deadline d. 5/2 var der tilmeldt 67 børn og 96 voksne fra 29 parceller. 25 % eftertilmeldinger besværliggjorde vores planlægning og indkøb.

Vi hentede selv tønder mm. hos www.festtema.dk i Ballerup

Vi købte en flaske 1Enkelt og halvdelen blev solgt.

Vi havde både kaffe og te færdiglavet på termokander.

Vejret, der var overskyet m. stærk blæst fra øst, gjorde fremmødet mindre end tilmeldingerne viste, så vi havde overskud af alle indkøbte varer.

Fastelavnskassen, som opbevares hos formanden, er en god start på planlægningen.

Opdateret: 2018-04-22